Làm cách nào để liên hệ với IRCC về việc chậm trễ hoặc khi cần cập nhật hồ sơ visa?

Nhiều đương đơn nộp hồ sơ visa định cư thường gặp phải tình trạng chậm trễ trong việc xử lý hồ sơ. Dù Bộ Di trú Canada (IRCC) đã có nhiều cải cách để giảm bớt tình trạng chậm trễ này, nhưng thời gian đương đơn phải chờ đợi lâu vẫn thường xuyên xảy ra. Tuy nhiên, đã có nhiều kênh chính thức khác được thiết lập cho đương đơn để bày tỏ mối quan ngại hoặc cập nhật thông tin hồ sơ visa cho IRCC. Các kênh này đã được chứng minh là hiệu quả đối với những người đã sử dụng chúng trước đó.

Tuy nhiên, đã có nhiều kênh chính thức khác được thiết lập cho đương đơn để bày tỏ mối quan ngại hoặc cập nhật thông tin hồ sơ visa cho IRCC. Các kênh này đã được chứng minh là hiệu quả đối với những người đã sử dụng chúng trước đó.

Tình hình hiện tại

Hiện tại, trung tâm hỗ trợ khách hàng của IRCC đang xử lý lượng lớn yêu cầu thông qua nhiều kênh khác nhau. Cập nhật mới nhất từ tháng 4 – 10/2022, đơn vị này xử lý tổng cộng 8.3 triệ yêu cầu, trong đó 6.6 triệu yêu cầu qua điện thoại và 1.5 triệu qua email. Con số này dự kiến sẽ tăng trong những năm tới.

Webform

IRCC Webform là biểu mẫu online mà Cơ quan Di trú dùng để trả lời bất kỳ câu hỏi nào từ phía đương đơn về hồ sơ của họ.

Theo hướng dẫn, biểu mẫu này dành riêng cho đương đơn đã nộp hồ sơ cần cập nhật chi tiết tình trạng giải quyết cũng như cần hỏi khi vượt quá thời gian xử lý theo quy định. Ngoài ra, biểu mẫu này còn được sử dụng trong các trường hợp sau:

Thêm, thay đổi hoặc cập nhật về việc ủy quyền cho người đại diện trong hồ sơ visa và sẵn sàng nộp tài liệu hỗ trợ khi có yêu cầu.
Yêu cầu xử lý khẩn cấp hoặc thay thế thẻ thường trú (PR) của họ (miễn là họ đáp ứng các tiêu chí nhất định).
Báo cáo sự cố kỹ thuật về các dịch vụ trực tuyến của IRCC.

Trung bình thường mất khoảng 30 ngày để IRCC phản hồi về yêu cầu của đương đơn trên nền tảng này. Tất cả phụ thuộc vào sự phức tạp của yêu cầu cũng như sự cần thiết của việc cung cấp thêm thông tin. IRCC sẽ không trả lời yêu cầu nếu hồ sơ của quý vị vẫn còn trong thời hạn giải quyết theo luật định. Bên cạnh đó, có thể mất đến 5 ngày làm việc để cập nhật hồ sơ dựa trên thông tin được gửi qua WebForm.

Email

IRCC có thể liên hệ qua email cho các cá nhân có câu hỏi chung hoặc câu hỏi liên quan đến kỹ thuật. Tuy nhiên, mức độ giao tiếp thông qua phương pháp này bị hạn chế.

IRCC thường khuyên các cá nhân nên kiểm tra trang web các câu hỏi phổ biến trước khi liên hệ qua email. Tuy nhiên, nếu không thể tìm thấy câu trả lời cho thắc mắc của mình thông qua trang web này, họ có thể gửi email sau đây để được hỗ trợ:

questions@cic.gc.ca cho các truy vấn chung.
web-tech-support@cic.gc.ca cho các câu hỏi mang tính kỹ thuật.

Điều quan trọng cần phải lưu ý rằng những kẻ lừa đảo thường nhắm vào những người mới nhập cư bằng cách mạo danh IRCC để lấy các thông tin cá nhân, bao gồm tài khoản ngân hàng qua email. Vì vậy, quý vị nên biết rằng IRCC sẽ không bao giờ yêu cầu một số thông tin nhất định qua email.

Thông thường, phải mất 2-5 ngày làm việc để IRCC trả lời email, nhưng cần lưu ý rằng họ có những hạn chế trong việc giải đáp chi tiết về các trường hợp cụ thể thông qua kênh này.

Điện thoại

Cách cuối cùng để liên hệ với IRCC là qua điện thoại. Tuy nhiên lựa chọn này chỉ dành cho những người ở Canada. IRCC có hệ thống trả lời điện thoại tự động và bởi con người, với các tính năng và điều kiện sử dụng khác nhau.

Đại lý Trung tâm hỗ trợ khách hàng (không tự động) hoạt động từ 8h sáng đến 4h chiều, từ thứ 2 đến thứ 6. Hệ thống hỗ trợ này bao gồm cả tiếng Anh và tiếng Pháp, cho phép đương đơn yêu cầu hỗ trợ bằng các câu hỏi chung hoặc các trường hợp cụ thể. Người mới nhập cư nên nhớ rằng Đại lý Trung tâm hỗ trợ khách hàng không thể đưa ra quyết định đối với hồ sơ định cư cũng như giúp quá trình xử lý hồ sơ nhanh hơn nếu không đủ điều kiện được giải quyết khẩn cấp.

Trái lại, dịch vụ hỗ trợ tự động qua điện thoại hoạt động 24/24 và 7 ngày/tuần. Kênh này cho phép đương đơn kiểm tra tình trạng hồ sơ và lắng nghe các Chương trình visa đã được cài đặt từ trước.

Người mới nhập cư có thể liên hệ với IRCC (chỉ từ Canada) qua số điện thoại sau 1-888-242-2100.

Chi tiết về hồ sơ

Đương đơn có thể yêu cầu các tài liệu trong Hệ thống quản lý các hồ sơ toàn cầu (GCMS). Đây là hệ thống phần mềm của IRCC có khả năng lưu trữ và xử lý hồ sơ họ nhận được. Các thông tin được lưu trữ tự động hoặc thủ công bởi nhân viên của IRCC trong hệ thống này. Vì thế, GCMS có thể cung cấp cho đương đơn các thông tin chi tiết về:

Chi tiết thông tin hồ sơ, bao gồm thời điểm nhận đơn, thời điểm mở đơn, mã của nhân viên xử lý hồ sơ được chỉ định giải quyết, trạng thái hồ sơ và lý do cấp đơn, v.v.).
Bất kỳ thông tin nào IRCC đã thu thập về đương đơn.
Bất kỳ thông tin nào do đại diện bên thứ ba nộp cho IRCC.

GCMS còn là biểu mẫu Truy cập thông tin và quyền riêng tư (ATIP). ATIP là kênh mà công dân Canada hoặc những người sống ở Canada có thể truy cập thông tin về họ mà Chính phủ đã thu thập được.

Tất cả yêu cầu gửi đến Chính phủ Canada phải được nhận phản hồi trong vòng 30 ngày. Tuy nhiên, thực tế có thể phải cần thêm thời gian để xử lý yêu cầu.

Nếu đang ở ngoài Canada và muốn đăng ký tài khoản GCMS, thì phải có người đại diện nộp đơn thay. Người đại diện này phải là 1 trong 3 người sau đây: